《秘書及行政人員實務手冊》原名《全能秘書手冊》，由香港專業秘書及行政人員會修訂。除了把秘書日常遇到的難題列出，提出解決方法外，還有專業秘書的守則及商業禮儀、最新的行政人員管理技巧。其中老闆和秘書的對話，充分反映雙方的期望及心聲，對老闆了解員工很有幫助。

本書被列為香港專業教育學院「秘書及行政事務文憑課程」的參考書之一。

分秒必爭

作為秘書，如能掌握時間管理，除了可以改善工作效率，亦可協助上司，以至全組同事的工作。要達到有效管理時間，可先把工作劃分為短期或長期，然後再作計劃。短期的包括每天、每週，長期包括每月、每季、每年。以下是小小貼士：

（一） 把工作的重要性按次排列，評估所需時間，定下完成的日期，記緊給自己足夠的時間在限期前完成。

（二） 為重要的項目準備應變計劃，例如董事局會議突然延遲召開，你要預先計劃若出現這情況，應如何善後，包括發出有關通知、安排更改地點等。

（三）凡事考慮效率、生產力及價值。例如要在下午五時前完成一份市場推廣檔案，這便是當天的首要任務。為了爭取時間，可能需要縮短午飯時間，準時把工作完成。

（四） 從經驗中學習，如上季的營業報告需時一週才收集好，這季應預早給同事限期及修改自己的目標時間。

優質客戶服務

「優質客戶服務」不單是前線銷售人員須具備的技能，也是當代秘書要學習的技巧，因為有時候，顧客會直接向公司高層投訴，這些電話通常先由秘書或行政人員接聽。面對突如其來的投訴，即使老練能幹的管理人員，亦需要時間準備，才能作出合適及得體的回應。若秘書能在此時先顧及客戶的感受，安撫投訴人的情緒，再把事件的經過和細節紀錄下來，最後承諾代為跟進及盡早回覆，便可大大減低上司的壓力。

若事情非常緊急，又未能即時跟上司取得聯絡，那便要找適當的人來構思解決方案；例如該部門的主管、客?服務中心或公關部等。事後要把整件事情匯報上司，讓他及早作出評估，尋求相應的改善措施，避免日後再次失誤。